Exact Kaluston vuokraus

Exact Kaluston vuokraus -sovelluksen avulla yhtiö tai laitos vuokraa omille yksiköilleen, muille yhteisöille ja luonnollisille henkilöille tätä tarkoitusta varten hankkimaansa omaisuutta. Ohjelmisto sopii erinomaisesti sekä kunnalliseen että yksityiseen käyttöön. Ohjelmistolla hoidetaan kaikenlainen laite-, tarvike-, kalusto- ja konevuokraus.

Vuokraustoiminta koostuu seuraavista toiminnoista: perustietojen ylläpito, kaluston luovutus, kaluston palautus, vuokrien laskutus ja raportointi.


Esineet

Ohjelmistossa vuokrattavaa objektia kutsutaan esineeksi.

Esineelle voidaan antaa ulkoinen ID, joka viittaa konekaluston kunnossapitojärjestelmään. Sarjanumero on laitteen yksilöintitieto. Ensimmäisen päivän vuokra ja jatkopäivien vuokra ovat oletushintoja sopimukselle.

Esineeseen voidaan linkittää myös dokumentteja, jotka voivat olla kuvia, ohjeita, oppaita ja teknisiä kuvauksia. Dokumentti voi olla myös selaimen URL -muotoinen dokumenttiviittaus.
Sopimukset

Kalustoluovutuksesta tehdään vuokrasopimus. Sopimukselle kirjataan yksi tai useampia esineiden luovutuksia. Samaan avoimeen sopimukseen voidaan myöhemmin kirjata lisää esineitä.

Asiakkaan tiedoista saadaan oletustietoja sopimukselle, näitä tietoja voidaan muuttaa ja täydentää. Sopimuksen asiakastiedot näkyvät vuokrauskuitilla, palautuskuitilla ja laskulla.

Kuitti vuokrauksesta on tarkoitettu tositteeksi sekä esineen noutajalle että luovuttajalle.

Lisäveloituksen kirjaus tehdään, kun asiakkaalta laskutetaan kuljetusmaksuja tai korvauksia rikkoutuneesta tai kadonneesta esineestä. Myös esineiden ja tarvikkeiden myynnit hoidetaan lisäveloituksilla.

Kuitti palautuksesta tulostetaan, kun asiakas on palauttanut kaikki vuokraamansa esineet tai osan niistä.


Vuokrien laskutus

Laskutus sallii laskuttamisen halutulla taajuudella. Samaa tapahtumaa, samalle ajalle ei voi laskuttaa vahingossa uudestaan.

Laskutus käsittelee kaikki tai nimetyt avoinna olevat sopimukset, joiden esineitä on ollut vuokralla tilannepäivää edeltävänä aikana. Lisäksi käsitellään laskuttamattomat lisäveloitukset, myös muuten valmiille sopimuksille jälkikäteen kirjatut lisäveloitukset.

Kirjanpitomerkinnät: Jokaista laskutettua esinevuokraa kohti talletetaan kirjanpidon tapahtumat, jotka saadaan sopimukselle talletetuista kirjanpitomerkinnöistä.

Jos käytössä on Exact Kirjanpito -ohjelmisto, kirjanpitotapahtumat voidaan siirtää suoraan Exact Kirjanpitoon.
Raportointi

Raportointi koostuu interaktiivisesta selailuikkunasta. Esineiden, asiakkaiden ja laskutettujen tapahtumien selailuun on omat ikkunansa. Kaikki selausnäkymät voidaan ohjata tulostimelle tai leikepöydän kautta Microsoft Officeen.