Exact Myyntitilausten käsittely

Exact Myyntitilaustenkäsittelyllä hoidat tilauskannan ja toimitusten hallinnan sekä laskutuksen. Ohjelmisto on tehty erityisesti pienelle ja keskisuurelle tukkukaupalle tai jälleenmyyjälle. Se sopii tavarakauppaan, työ- ja keikkalaskutukseen sekä käteismyyntien hoitamiseen.

Ohjelmisto on tehty ammattimaiseen käyttöön, sen käytännönläheisyys ja kattavat ominaisuudet tyydyttävät vaativintakin käyttäjää. Lataa Exact Myyntitilausten esite (PDF 1,2MB)

Exact Myyntitilaustenkäsittelyllä

• hallitset ja pidät ajan tasalla avointa tilauskantaa
• huolehdit sopimuslaskutuksen (vuokrat, palvelusopimukset)
• hallitset tarjouskantaa
• teet lähetteet/työmääräimet
• kirjaat toimitukset
• laskutusvaihe päivittää mm. varaston ja myyntireskontran
• teet verkkolaskut
• teet selkeät raportit

Tilauskannan hallinta

Tilauskannan hallinta -ympäristössä tallennat tilaukset, teet lähetteet ja laskutat ne nopeasti ja vaivattomasti yhdessä ikkunassa.

Uuden tilauksen kirjaus sujuu nopeasti, koska valtaosa tiedoista saadaan asiakastiedoista. Saatuja oletustietoja voit muuttaa tarpeen mukaan.

Tilaajalla, toimituskohteella ja laskutettavalla asiakkaalla voi olla eri osoite tai ne voivat olla kokonaan eri yhteisöjä. Tilaajalle voidaan määrätä kiinteä laskutusasiakas tai toimituskohde.

Tilaukselle tallennetaan tuote- ja tekstirivejä.

Haluamasi tuotteen löydät hetkessä monipuolisten nimi- ja koodihakujen avulla vaikka tuhansien tuotteiden joukosta. Tuotteen valinnan jälkeen näet tuotteen varastosaldon, aiemman tilauskannan, tehdyt varaukset sekä tilatun määrän. Aiemmin kirjattuja tulevia ottoja ja saapumisia voit tarkastella toimitustilanneikkunassa. Muiden varastojen saldot näet varastotilanneikkunassa.

Voit tuoda tuoterivejä helposti esim. Excelistä tai tiedonkeruulaitteella kerätystä aineistosta.

Määrätietoja voit käsitellä varastoyksikkönä, myyntiyksikkönä, kg:na, m²:nä, m³:nä tai pakkauksina, silloin kun nämä tiedot on annettu tuotteelle.

Monipuolinen hinnoittelu sisältää tilauskohtaisen alennuksen, taulukkoalennuksen ja määräalennuksen sekä asiakas- tai asiakasryhmäkohtaisen sopimushinnan tai näiden yhdistelmän.

Yksikköhinnaksi voit valita esim. listahinnan, omakustannushinnan tai asiakkaan edellisen hinnan. Hinnan ja alennuksen voit antaa myös käsin.

Voit lisätä tilaukselle vakiotuoterivejä tai valmiiksi lasketun vakuutusarvon muutamalla klikkauksella.

Tekstirivejä voi tilauksella olla useita ja niiden sijainnin voit määrätä jälkikäteenkin. Kukin teksti voi sisältää monirivisen tiedonannon. Usein toistuvat viestit liität hetkessä vakiotekstinä.

Voit merkitä tuoterivin suoratoimitettavaksi, kun tuotteet kulkevat suoraan toimittajalta asiakkaalle.

Tilauksella voi olla sekä veloitus- että hyvitysrivejä. Laskun summa voi olla nolla. Voit tehdä tilaukset valuuttamääräisinä ja käyttää useita, myös asiakaskohtaisia, laskun ulkoasuja.

Teet hetkessä uuden tilauksen tai hyvityksen kopioimalla pohjaksi vanhan tilauksen ja muokkaamalla sitä. Hyvitys liitetään automaattisesti avoimeen alkuperäiseen laskuun maksamista varten ja kuitataan automaattisesti maksetuksi. Tilauksesta saat vahvisteen, lähetteen, rahtikirjan, esilaskun ja työmääräimen tarpeen mukaan.

Myyntisopimukset

Sopimus perustetaan tilauksen muotoisena sopimuskantaan. Sille annetaan lisätietoja, joiden perusteella sopimuksesta saadaan tuotetuksi tilauksia määrävälein.

Tuotettuja tilauksia voit tarvittaessa muokata ennen laskutusta.

Tarjoukset

Tarjous kirjataan tilauksen kaltaisena tarjouskantaan. Tilatut tarjoukset siirtyvät myyntitilauskantaan tilauksiksi. Hylätystä tarjouksesta voit muokata uuden version.

Lähetteet

Lähetteen saat heti kirjauksen yhteydessä tai voit tehdä lähetteet suuremmissa erissä. Voit valita lähetteelle tulevat tuotteet ja tekstirivit. Lähete on halutessasi heti laskutuskelpoinen. Lähetteen kirjauksessa täydennät lähetteelle toimitetut määrät.

Automaattilähete palvelee työlaskutusta, kaikki tuotteet kirjataan suoraan laskutuskelpoisina. Tilauksesta voi syntyä useita lähetteitä, jotka voit laskuttaa samalla tai eri laskulla.

Laskutus

Laskutuskelpoiset tilaukset laskutat kerralla, toisaalta voit laskuttaa yksittäisen tilauksen napin painalluksella, esim. käteismyynnin.

Laskutus tekee puolestasi kirjanpidon merkinnät, se lisää tilit, kustannuspaikat ym. automaattisesti etukäteen laadittujen sääntöjen perusteella. Saat kirjanpitoa varten valmiit tapahtumat, joissa erotellaan mm. arvonlisäverokannat, EU-myynnit, käännetyn verovelvollisuuden piiriin kuuluva rakennusalan palvelumyynti jne.

Laskutus

• tulostaa laskut
• päivittää myyntireskontran
• päivittää tilauskannan
• päivittää varaston
• päivittää myyntitilastot
• tekee kirjanpidon ja kustannuslaskennan tapahtumat

Asiakkaan luottokielto estää luotollisen myynnin. Luottoraja tarkastetaan laskutettaessa.

Tietyin edellytyksin on mahdollista perua yksittäisen laskun laskutus ja korjauksen jälkeen laskuttaa se uudelleen.

Raportointi

Exact Myyntitilaustenkäsittelyn raportointi on ajantasainen, selkeä ja yhtenäinen kokonaisuus. Perusraportit saat valintoihin puuttumatta, mutta voit myös valita esitettävän aineiston laajuuden, esitysjärjestyksen ja summauksen.

Exact Myyntitilaustenkäsittelyn raportteja ovat mm.

• Laskulista luetteloi kaikki aikavälin laskut, tekee laskunumeroinnin eheystarkastuksen ja yhteenvetoja laskutuksesta. Laskulista toimii laskumapin sisällysluettelona.
• Laskupäiväkirja erittelee laskujen kirjanpitomerkinnät laskukohtaisesti. Yhdessä vientimuistion kanssa se muodostaa aukottoman audit trailin ja on osa kuukausittaista kirjanpitomateriaalia.
• Vientimuistio syntyy siirrettäessä tapahtumat kirjanpitoon, se toimii kirjanpitotositteena.
• Myyntitilastot on selaus- ja raportointiväline toteutuneen laskutuksen raportoimiseen. Sillä raportoit euro- ja yksikkömääräistä myyntiä sekä myyntikatetta ilman tilikausirajoituksia. Käytettävissäsi on erilaisia raporttimalleja, kuten katevertailu ja liukuva myynti, joilla voit tehdä vertailuja eri kausien välillä.
• Tilauskantaraportin avulla raportoit tilauskannan arvoa, tulevia toimituksia sekä jälkitoimituksia.
• Tilausluettelolla teet tulosteita tilauskannasta ja laskutetuista tilauksista. Tilauksen näet halutessasi kokonaan teksteineen ja tuote-erineen, vaikka tilaus olisi toimitettu usealla lähetteellä ja laskutettu usealla laskulla.
• Läheteluettelo on luettelo tehdyistä lähetteistä ja niistä syntyneistä laskuista.
• Jälkitoimitusraportti luetteloi jälkitoimitukseen jääneet tuoterivit.
• Laskutusraportti näyttää laskutettuja laskuja, tilauskannassa olevia, vielä laskuttamattomia laskuja ja sopimustietoja monipuolisesti miltä tahansa aikaväliltä. Voit raportoida tietoja tuoterivin tarkkuudella tai tehdä tiiviimpiä summalistoja.
• Vientiselauksella selaat ja raportoit laskutuksessa syntyneitä kirjanpidon ja kustannuslaskennan tapahtumia tili-, kustannuspaikka- yms. tarkkuudella monipuolisesti yli tilikausirajojen.

Voit esikatsella raportteja, tulostaa niitä kirjoittimelle ja siirtää ne Exceliin. Lasku, lähete, vahviste jne. tehdään asiakkaan toiveiden mukaan räätälöityinä.

Muita ominaisuuksia

Tuoterakenteella käsittelet usean tuotteen muodostaman kokonaisuuden yhtenä laskurivinä. Voit hinnoitella tuoterakenteen kokonaisuutena tai myyntikatteen kautta.

Myyntitilaukselle voit viedä kuluvarauksen, jolla ennakoit tulevia rahti- ja huolintakuluja. Myöhemmin voit tarkentaa kuluvarauksen. Kuluvaraus näytetään tuotteen ulkoisena kustannuksena kateraportissa. Vastaava kuluvaraus tehdään ostojärjestelmässä hankitulle tuotteelle.

Finvoice-verkkolaskut voit lähettää nimeämillesi asiakkaille. Voit käyttää yhtä tai useampaa operaattoria. Aineiston lähetät operaattorille esim. pankkiyhteysohjelmallasi.

Kirjanpitotapahtumat siirrät kirjanpitoon kuukausittain. Siirrossa aineisto voidaan tiivistää, laskupäiväkirja erittelee alkuperäiset tapahtumat. Siirto tuottaa vientimuistion kirjanpidon tositteeksi. Siirron voit uusia tarvittaessa.

Voit valita tarvitsemasi ominaisuudet heti tai myöhemmin: valuuttakäsittely, vahviste (tilausvahvistus), rahtikirja, myyntitilastointi, sopimuslaskutus, tarjoustenkäsittely.

Lataa Exact Myyntitilausten esite (PDF 1,2MB)