Exact Ostotilausten käsittely

Exact Ostotilaustenkäsittelyllä teet ostotilaukset ja valvot ostotilauskantaa. Ohjelmisto sopii erityisesti pienelle ja keskisuurelle tukkukaupalle, jälleenmyyjälle tai muulle yhteisölle, jolla on tarve tehdä ja seurata ostotilauksia. Exact Ostotilaustenkäsittelyllä vähennät hankintaprosessin hoitamiseen tarvittavaa työtä.

Ohjelmisto on tehty ammattimaiseen käyttöön, sen käytännönläheisyys ja kattavat ominaisuudet tyydyttävät vaativintakin käyttäjää. Lataa Exact Ostotilausten esite (PDF 2,3MB)

Exact Ostotilaustenkäsittelyllä:

• teet ostotilaukset
• kirjaat saapumiset
• käsittelet ostolaskut
• käsittelet lisälaskut ja huolintakulut
• päivität varastot ja ostoreskontran
• teet selkeät raportit

Tilausten hallinta –ympäristössä tallennat tilaukset ja tulostat ne nopeasti ja vaivattomasti yhdessä ikkunassa.

Ostotilauksia voit tehdä kolmella tavalla:

• kirjaa tilaus käsin
• tuo tilaus ostoehdotuksesta
• tuo tilaus myyntitilaukselta

Tilauksen kirjaus

Uuden tilauksen kirjaus sujuu nopeasti, koska valtaosa tiedoista saadaan toimittajatiedoista, tuotteelta tai aiemmalta tilaukselta. Toimituskohde voi olla oma varasto tai asiakkaan ilmoittama osoite. Saatuja oletustietoja voit muuttaa tarpeen mukaan.

Tilaukselle tallennetaan tuote- ja tekstirivejä. Tuoterivinä voi olla varastoitava tuote tai ei-varastoitava tuote.

Tuoteriveinä tallennat hankittavat suoritteet sekä määrä- ja hintatiedot.

Tilaukselle voit tuoda rivejä helposti esim. Excelistä tai tiedonkeruulaitteella kerätystä aineistosta.

Haluamasi tuotteen löydät hetkessä monipuolisten nimi- ja koodihakujen avulla vaikka tuhansien tuotteiden joukosta. Kirjauksen aikana näet varastotuotteen varastotilanteen, varaukset ja aiemmat tilaukset.

Määrätieto ilmoitetaan oletuksena ostoyksikköinä, tämän voi tarvittaessa muuttaa.

Yksikköhinta on tuotteen alentamaton ostohinta, jonka oletus tulee tuotteelta tai sopimushinnastosta. Monipuolinen hinnoittelu sisältää taulukko- ja määräalennuksen ja näiden yhdistelmän sekä toimittaja- tai toimittajaryhmäkohtaisen sopimushinnan. Hinnan ja alennuksen voit antaa myös käsin tässä tai vasta ostotilauksen laskun kirjauksessa.

Tekstirivejä voi tilauksella olla useita ja niiden sijainnin voit määrätä jälkikäteenkin. Kukin teksti voi sisältää monirivisen tiedonannon. Usein toistuvat viestit liität hetkessä vakiotekstinä.

Voit tehdä tilaukset valuuttamääräisinä ja käyttää useita – myös toimittajakohtaisia – ostotilauksen ulkoasuja.

Voit tehdä uuden tilauksen kopioimalla pohjaksi aiemman tilauksen ja muokkaamalla sitä.

Tilauksesta teet tarvittaessa esitilauksen hyväksyntää tai toimittajan tai toimituskohteen kanssa tapahtuvaa kommunikointia varten.

Hyväksytystä tilauksesta tulostat ostotilauksen napin painalluksella tai voit tehdä useita tilauksia kerralla. Ostotilausten tulostusasut ja niiden kieliversiot räätälöidään halutessasi toiveidesi mukaisiksi.

Kirjattua tilausta voit muokata myös lähettämisen jälkeen, jos toimituksen sisältöön sovitaan muutoksia.

Tilauksen voi merkitä koontitilaukseksi. Koontitilauksella ei tarvitse olla hinta- eikä määrätietoja, koontitilaus pysyy aina avoimena. Tuo vaikka toimittajan koko hinnasto Excelistä, niin voit kirjata saapumiset uusia tilauksia kirjaamatta.

Tilaus ostoehdotukselta

Tällainen tilaus syntyy automaattisesti, kun varastonvalvonnan ostoehdotuksella hyväksytään tuotteita tilattavaksi.

Syntyneitä tilauksia voidaan täydentää ja muokata vielä ennen lähettämistä. Tässä vaiheessa voit lisätä esim. ei-varastoitavia tuoterivejä.

Tilaus myyntitilaukselta

Myyntitilauksesta tai sen osasta voi tehdä ostotilauksen. Tämä on kätevä ominaisuus silloin, kun myydään tuotteita, joita ei itse varastoida.

Ostotilauksen saapuminen

Ostotilaussaapumisten kirjauksella kohdistat saapuneet tuote-erät tilaukselle ja kirjaat ne varastoon. Kirjauksen yhteydessä voit inventoida saapuvat tuotteet ja antaa niille uuden varastopaikan. Saapumiset kirjaat ongelmitta, vaikka tilauksen tuotteet saapuisivat useassa erässä. Usein kirjaus on valmis napin painalluksella. Jälkitoimitusten käsittely on joustavaa.

Kirjatut tuotteet arvostetaan tässä vaiheessa hankintahinnan perusteella, lopulliset kustannukset ja määrät oikaistaan ostolaskujen kirjauksen yhteydessä.

Halutessasi voit jättää tämän työvaiheen kokonaan väliin ja hoitaa sen ostolaskujen kirjausvaiheessa

Ostotilauksen laskun kirjaus

Ostolaskun asiatarkastuksen yhteydessä verrataan laskun tietoja kirjattuun saapumiseen tai tarkastettuun lähetyslistaan. Kun määrät ja hinnat täsmäävät, on laskun kirjaus valmis napin painalluksella. Tarvittaessa tilauksen valuutta- ja suoritemäärät korjataan käsin. Jos hinnoissa on paljon pieniä poikkeamia, voidaan laskun loppusumma jyvittää riveille.

Laskuun sisältyvät muut kulut, kuten kuljetus- ja käsittelykulut voidaan lisätä tässä vaiheessa. Näiden kulujen arvo jyvitetään saapuneille tuotteille.

Ostolaskujen kirjaus hoitaa yhdessä työvaiheessa varaston, ostoreskontran ja kirjanpidon tiedot valmiiksi.

Toimitukseen liittyvät muut kustannukset kuten huolinta-, käsittely- ja rahtikulut liitetään saapumiserään ulkoisina kustannuksina.

Kertakirjauksella se

• kirjaa tuote-erän saapuneeksi
• kirjaa tuotteelle arvon
• jakaa rahti- ja huolintakulut tuoteriveille
• tekee ostolaskut ostoreskontraan
• tiliöi ostolaskun
• kohdistaa ulkoiset kululaskut tuoteriveille
• oikaisee taannehtivasti myyntitilastot

Ostotilauksen kirjaus on selkeää, vaikka siihen liittyisi useita jälkitoimitus- tai huolintakululaskuja. Aiemmin tehtyä kirjausta voit muuttaa, tehdyt kirjaukset oikaistaan muutosten mukaisiksi.

Kun saapunut tuote toimitetaan ennen laskun kirjausta, syntyy ”miinussaldo”. Miinussaldot korjautuvat automaattisesti laskun kirjauksen yhteydessä. Samalla myynnin historiatietoihin viety alustava arvo korjataan

Raportointi

Exact Ostotilaustenkäsittelyn raportointi on ajantasainen, selkeä ja yhtenäinen kokonaisuus. Perusraportit saat valintoihin puuttumatta, mutta voit myös valita esitettävän aineiston laajuuden, esitysjärjestyksen ja summauksen.

Exact Ostotilaustenkäsittelyn raportteja ovat mm.

• Tilauskantaraportin avulla raportoit tilauskannan arvoa ja tulevia toimituksia sekä jälkitoimituksia.
• Laskutusraportti näyttää yhteenvedon kirjatuista ostolaskuista riveineen. Riveiltä näet kirjatut euromäärät, arvonlisäverot, EU-ostojen sekä käännetyn verovelvollisuuden piiriin kuuluvien rakennusalan palveluostojen arvonlisäverokirjaukset. Näet myös, miten laskun kulut ja ulkoiset kulut on jaettu laskuriveille.
• Ostotilastot on selaus- ja raportointiväline, jonka avulla raportoit kirjattuja ostoja sekä euro- ja yksikkömääräisiä ostoja. Käytettävissä on erilaisia raporttimalleja, joilla voit tehdä mm. vertailuja eri kausien välillä.
• Toimittajalistoilla raportoit toimittajien kaikkia tietoja tai esim. yhteys- ja pankkiyhteystietoja.
• Tuotelistoilla raportoit tuotteiden tietoja sekä tuotteiden varastotilannetta.

Voit esikatsella raportteja, tulostaa niitä kirjoittimelle, siirtää ne Exceliin tai tehdä niistä PDF-tulosteita.

Ostotilausten tulostusasut tehdään asiakkaan toiveiden mukaan räätälöityinä.

Muita ominaisuuksia

Valuuttakäsittely mahdollistaa valuuttamääräisten tilausten ja laskujen käsittelyn.